文献管理软件 | NoteExpress的安装与使用教程

转载：设计Bar  |  作者：ZHUEN
Hello，这里是行上行下，我是喵君姐姐~
随着科研的深入，文献越来越多，随着时间的推移，不方便管理，备份数据的时候，很多文献要整理，非常麻烦；
写投稿文章、论文的时候，众多的参考文献，中间还有重复的文献，如何去排序?
文章需要大的改动，参考文献需要重排，文章要改投其他杂志，参考文献格式要改。
这些问题相比大家在科研之路中时常会遇见，在自己写论文、做研究需要查阅、下载和阅读很多文献，但是文献一旦很多，就难免失控，有时候往往需要花费半个小时去寻找一篇曾经看过的论文，花费时间也影响人的情绪。
怎么查阅以及好好进行文献的管理呢？

这就需要用到文献管理软件了，在科研过程中，文献管理软件常用的有Endnote、RefWorks、NoteExpress，本次就来介绍一下对我们国内使用比较方便的NoteExpress（国内开发、中文版本）。
NoteExpress主要功能：
多屏幕、跨平台协同工作——NoteExpress客户端、浏览器插件和青提文献App，可以在不同屏幕、不同平台之间，利用碎片时间，高效地完成文献追踪和收集工作；
灵活多样的分类方法——传统的树形结构分类与灵活的标签标记分类，让您在管理文献时更加得心应手。
全文智能识别 题录自动补全——智能识别全文文件中的标题、DOI等关键信息，并自动更新补全题录元数据。
强大的期刊管理器——内置近五年的JCR期刊影响因子、国内外主流期刊收录范围和中科院期刊分区数据，在您添加文献的同时，自动匹配填充相关信息。
支持两大主流写作软件——用户在使用微软Office Word或金山WPS 文字撰写科研论文时，利用内置的写作插件可以实现边写作边引用参考文献。
丰富的参考文献输出样式——内置近四千种国内外期刊、学位论文及国家、协会标准的参考文献格式，支持格式一键转换，支持生成校对报告，支持多国语言模板，支持双语输出。我们需要通过官网下载NoteExpress，http://www.inoteexpress.com/，国内多数高校已经为学生免费提供了授权，选择免费下载，点击个人版，输入学校的名称（以贵州大学为例），获取下载链接安装。
下载完毕后，点击安装，如果电脑的杀毒软件提示危险，可以关闭杀毒软件，安装过程中需要关闭Word或者WPS。软件会在Word或者WPS中安装插件，因为小编使用的软件为Word2019，本文以尝鲜版为例，进行安装。
Part 1
认识主界面工具栏：汇集了 NE 所有常用的功能按钮以及快速搜索框。 
文件夹：展示当前打开数据库的目录结构，NE 支持建立多级文件夹结构，支持同时打开多个数据库。 
题录列表：展示当前选中文件夹内存储的题录，题录是 NE 管理文献的基本单位，由文献的元数据信息、笔记和附件三部分构成。 
题录预览：快速查看和编辑当前选中题录的元数据信息、综述、笔记、附件、预览格式化引文样式和在数据库中的位置。 
标签云：展示当前数据库中题录含有的所有标签，并可以通过标签组合进行快速筛选。

Part 2新建一个数据库
数据库是 NE 存储文献的基本单位，用户可以把不同研究方向的文献分别存储在不同的数据库中，所以新建一个数据库是上手使用 NE 的第一步。 
1. 首先我们点击工具栏上的【数据库】按钮，选择【新建数据库】；

2. 指定数据库文件的存储位置，并录入文件名。数据库文件扩展名为 nel，为避免系统崩溃或重装系统时，导致数据库文件丢失，建议不要把数据库文件存储在系统盘。如果需要将数据库文件通过第三方云盘服务进行同步，推荐使用微软 OneDrive。

3. 选择附件操作：题录是 NE 管理文献的基本单位，由文献元数据字段信息、笔记和附件三部分构成，其中元数据字段信息和笔记都存储在数据库文件中，附件则单独存储在一个附件文件夹中。附件文件夹与数据库文件在相同目录，名称是“数据库文件名”+“.attachments”。
当我们向题录添加附件时，会对要添加的附件文件进行操作，这里推荐选择【复制文件到附件文件夹】或【移动文件到附件文件夹】，这样数据库的所有附件都集中存储在一起，便于管理。4. 如果更换电脑，需要把数据库文件和附件文件夹一起拷贝，在另一台电脑用 NE 打开数据库文件，从 NE 工具栏点击【选项】-【附件】，重新指定附件文件夹。
Part 3创建目录分类NE 的数据库含有五个默认文件夹，分别是：题录、笔记、检索、组织和回收站。题录是 NE 管理文献的基本单位，我们可以在题录下创建多级文件夹，来分类管理文献。
其他四个文件夹会随着我们对题录的操作，自动生成对应内容。例如删除一条题录，可以在回收站里找回或者清空，给题录添加笔记，会在笔记文件夹对应目录中生成笔记条目。 

Part 4导入本地文献全文大多数用户在使用 NE 之前，或多或少在电脑上存储了一些文献的全文文件，在创建了数据库之后，面临的首要问题就是如何将本地的文献全文文件导入到 NE 中进行管理。这里 NE 提供了两种导入方式： 
1. 文件夹导入：如果全文文件都存储在电脑的一个根文件夹中，或在根文件夹中又通过子文件夹进行分类管理的，建议使用文件夹导入。
2. 拖拽导入：如果全文文件存储在电脑的不同位置，建议使用拖拽导入。
Part 5自动识别及智能更新在导入全文之后，NE 会从全文中提取标题或者 DOI 信息，智能更新补全题录的元数据字段信息（需要联网）。
有部分全文文件识别的信息会有错误，此时需要用户把正确的标题或 DOI 填入题录对应的字段，保存后，点击工具栏里的【智能更新】按钮，完成题录元数据字段信息的补全。 

Part 6在线检索在线检索提供了一种从国内外主要数据库，大量、快速收集文献元数据信息的方式，配合查重功能，可以在研究初期，帮助用户大幅提升文献收集效率。 

Part 7格式化文件导入几乎国内外所有的数据库都会提供检索结果的格式化导出功能，只是格式不尽相同，常见的有 RIS、BibTeX、 Refworks 等，国内主要的数据库还会提供 NoteExpress 的格式。
格式化文件导入最重要的步骤就是过滤器选择，NE 的过滤器多数是以格式化文件的名字或数据库名字命名的，只有选择了正确的过滤器，才能成功导入。
这里以 Web of Science 和 CNKI 为例，说明从数据库导出的格式化文件如何导入 NE。 
1. Web of Science 核心集

2. CNKI 中国知网
NE支持上百个数据库格式文件，对于万方数据库、维普数据库、百度学术、谷歌学术等其他数据库，都可以导入题录。

Part 8删除重复题录以相同的检索式从不同数据库收集文献，会有重复的情况出现，使用工具栏上的【查重】按钮，快速删除数据库内的重复题录，提升文献筛选效率。 

Part 9JCR 影响因子及国内外收录范围JCR 影响因子和国内外收录范围从侧面展示了文献所在来源刊物的水平，为用户在选择文献时提供数据支撑。 
提供近 5 年 JCR 影响因子查询，题录字段里显示的是来源刊物最新的影响因子。
提供 SCI、SCIE、SSCI、EI、中文科技核心期刊(CSCD)、CSSCI、中文核心期刊(北大核心期刊要目总览)共七种收录范围的匹配和展示。

Part 10综述阅读综述汇集了一条题录最重要的若干元数据字段信息：标题、作者、来源信息、摘要和关键词，通过阅读综述，可以快速了解一篇文献是否是所需文献，是否需要阅读全文。
将题录预览区域的标签切换到【综述】，在题录列表中选中一条题录，并用键盘上的上下方向键，可以在题录间进行切换，快速浏览综述，筛选题录。 

Part 11标记、标签NE 提供两种标记（星标和彩色旗帜）以及自定义标签，能够帮助用户快速区分、筛选和定位所需题录。 
Part 12文件夹信息统计及数据分析按照一定检索式收集的文献，其元数据本身隐含了很多该研究方向的信息。例如年份分布展示了研究的热度趋势；关键词分布展示了研究切入点的情况；来源分布展示了哪些刊物更关注这类研究的进展；作者的频次分布展示了该研究领域的牛人；
通过计算关键词的共现频次矩阵，可以得到相关系数矩阵，进一步进行聚类分析及可视化展示各要素之间的相关关系，这些都对明晰我们所关注的科学问题提供了帮助。 
1. 针对单一元数据字段的频次分布可以使用文件夹信息统计功能。
2. 针对多值字段的共现频次矩阵、相关系数和相异系数矩阵计算，以及词云图和路径关系图的绘制可以使用数据分析功能。所有的统计图表都支持导出，以供进一步使用。
Part 13全文下载对于国内外主要的全文数据库，NE 支持自动全文下载，并作为对应题录的附件存储起来。
除此之外，还可以通过题录元数据的链接字段，打开文献在全文数据库的页面，进行全文下载，并将得到的全文文件拖拽到题录预览的附件页签下与题录进行关联。 
Part 14笔记编辑NE 的笔记支持富文本编辑，可以添加表格、图片、公式等信息，可以直接通过写作插件插入到文档中进行整理，也可以通过工具栏内搜索框对笔记内容进行检索。 

Part 15写作注意事项NE 的写作插件支持 32 位和 64 位版本的 MS Office 2003、2007、2010、2013、2016 和 2019，以及 WPS，对于文字工具的全面支持，给用户提供了更多的选择余地。
重新设计与开发的 64 位写作插件，支持 64 位版本 MS Office 2010、2013、2016 和 2019，提供更高的稳定性、更好的易用性与更快的速度。稍后的版本中也会更新 MS Office 的 32 位版本写作插件，WPS 因为自身机制问题，仍将沿用旧版本的写作插件。新旧版本在功能上并无差异。 
内置超过 4000 种参考文献样式规范，支持一键转换，在写作学术论文时能专注于内容，节省调整文中引文、文末参考文献列表的大量时间和精力，让学术论文写作事半功倍。 
1. 转到 NE：从当前文档切换到 NE 主界面。
2. 选择引用：在 NE 中选中需要引用的题录，点击 NE 工具栏的【引用】或点击写作插件的【选择引用】，在光标所在位置插入文中标引，如果样式需要，会自动调整编号。
3. 搜索应用：在写作工具中直接弹出搜索框，可以搜索 NE 中的题录，选择题录，并引用，在光标所在位置插入文中标引，如果样式需要，会自动调整编号。
4. 插入笔记：在 NE 中选中含有笔记的题录，可以将笔记以正文的形式插入到光标所在位置。
5. 格式化参考文献：根据选中的样式，格式化文中标引并在文末生成参考文献列表。
6. 编辑引文：修改或删除光标所在位置的文中引用。
7. 更新题录：从 NE 数据库更新引用题录的最新元数据字段信息。
8. 样式：用户切换参考文献的输出规范，内置样式超过 4000 种，并支持自定义样式。
9. 定位引文：从文中标引快速定位到文末列表。
10. 查找引文：在文中标引查找题录在文档中的其他引用位置。
11. 清除域代码：清除文档域中的信息，将文档转换为纯文本，该功能不可逆，请在清除域代码之前，备份好原文档。
Part 16论文查重与万方数据合作引入论文查重，提供超过一亿篇对比资源，涵盖中国学术期刊数据库、中国学位论文全文数据库、中国学术会议论文数据库、中国学术网页数据库与中国专利文献数据库。（收费项目）
部分资料和图片来源于NE官网，http://www.inoteexpress.com/，由ZHUEN整理编辑。
PS:关注公众号“行上行下”，在后台回复“NoteExpress”即可获取安装包和相关使用教程哟~
转载：设计Bar  |  作者：ZHUEN  |  排版：喵君姐姐
*部分资料和图片来源于NE官网，其目的在于促进信息分享交流，不做商业用途。若有侵权，请在后台留言，管理人员删侵。学术PPT相关书籍推荐，你值得拥有！当代大学生难题：又又又又要排版论文了排版神器 | endnote使用教程及常见问题解答脑学科方向 | 超丰富的B站在线学习视频推荐！